DXソリューションカタログ 「Hoic」

保育園業務支援システム導入で子ども達と接する時間を増やす

　保育所ちびっこランド福住園/信託ホーム株式会社

従来であれば保育士が保育の合間に手作業などで行っていた業務。その業務をDX化することで生まれた時間は一人ひとりの子どもに愛情をたっぷり注ぐための時間にあてることができます。

保育所ちびっこランド福住園では2021年から保育園ICT化業務支援管理システムHoic(ホイック)を導入し、保育士が従来行わなければならない業務の負担軽減を図り、さらに、保護者にとっても負担軽減につながることで、子ども達に接する時間の増加をめざしています。

【課題】連絡帳の手書き作業、保護者への連絡作業を軽減したい

日本保育協会は連絡帳を、「1日のうち大半を過ごす保育園で、子どもがどんな様子で過ごしているのかを保護者に伝えること、そして家庭内での様子をお互いに知らせ合うノート」だとしています。そのため、多くの保育園で連絡帳が導入されています。

連絡帳には、登園から退園までの子どもの様子や、時間ごとの体温、食事の状況などが記録されていますが、従来の方法であれば保育士が一人ひとりのノートに手書きで書く必要があるため大変な労力がかかっておりました。そして、保護者もそれを見て返信を返すために手書きで書く必要がありました。

また、園に通う子どもに関して、保護者への急ぎの連絡事項についても従来であれば電話での連絡となり手間がかかっていました。同じく、保護者にとっても子どもの休園などの連絡事項があった際には、仕事の合間に電話をかけなければならないなどの負担もありました。

【ソリューション】保育園業務をDX化し、保育士と保護者の負担を軽減

保育所ちびっこランド福住園では開園当初より、業務軽減のため様々なITツールの活用を試みてきました。そして、2021年に株式会社エクシオジャパンが開発したHoicを導入しました。

登園する保護者、出勤する保育士は、園に到着すると、まずQRコードをタブレット端末にかざします。Hoicでは、子どもが登降園する時刻や、保育士の出退勤時刻を自動的に記録されます。それらを管理する必要がある園にとっては、登降園の時刻などが正確に記録されるだけでなく、業務軽減にも貢献しています。

^{▲園に通う子どもの登退園記録のためにHoicスマホアプリにあるQRコードをかざす様子}

もちろん、利用シーンはそれだけではありません。
Hoicでは、子どもたち一人ひとりの様々な情報や保育に関する記録もPCなどで行うことが可能で、生活の様子や体調、食事の様子などを連絡帳のデータとして記録し、クラウド上に保管できます。保育士は子どものお昼寝などのすきま時間にPCなどを使って入力。手書きと比べると大きく作業負担が軽減できます。

また、保護者はHoicのスマホアプリを使うことで、連絡帳の更新が通知され、すぐに子どもの生活の記録を確認することができ、保護者から園に対して返信することもできます。実際に遠方に単身赴任をしていた保護者は、「離れたところにいるため、なかなか会えない子どもの保育園での日々の様子がスマホで簡単にわかり、安心することができた。」と話します。

さらに、園から保護者全員へのお知らせ、特定の保護者へのお知らせも、スマホアプリを使っている保護者のスマホに通知が届く仕組みになっており、反対に保護者からのお休みや変更連絡もスマホアプリで簡単に行うことができるため、保護者の負担軽減にもつながっております。

^{▲Hoicスマホアプリ画面(左側:全体へのお知らせ、右側:連絡帳)}

【効果と展望】子どもたちへ愛情をたっぷり注ぎ、子どもたちの未来を育む

園のWebページでは子どもたちの保育についてこのように掲載されております。

毎日、子どもたちが「今日は何をしようかな」「楽しいな」と感じる体験や環境を準備し、ひとりひとりの「できた！」「みつけた！」「なに？なぜ？」「もっとやりたい！」「がんばった！」などの行動や気づきをたくさん褒めて、自己肯定感を高めています。

子どもたちは天気が良い日には保育士と一緒にお散歩にでかけます。保育士は位置情報発信ができるHoicのアプリが入ったスマートフォンを持ち歩きます。そうすることで、保育士と子どもたちが今どこにいるかを園の職員室で確認することができ、トラブルがあった際にも迅速に駆けつけることができるため、子どもたちは、安心してお散歩にでかけられます。

2022年で開園4年目となる「保育所ちびっこランド福住園」。WebページやFacebookなどによる積極的な情報公開によって、順調に地域の方々にも知っていただいていると言います。

保育事業のDX化を図ることにより、保育士の業務負担を軽減することは、子どもたちの体験や環境の準備につながり、保護者が安心して子どもを通わせられることにつながり、地域に根差すことにつながっています。そして、それは、子どもたちに愛情をたっぷり注ぐ時間を増やし、子どもたちの未来を育むことにつながっています。